标前需求论证不可少

信息系统集成项目的特点是规模大，技术复杂，涉及多种知识，需要多个部门配合，有时采购单位很难提出恰如其分的需求。
 
且看2个实例。第1个例子发生在2006年，某采购单位对预算高达数千万元的应急指挥系统的采购需求不是很明了，只知道要实现的目标，却很难提出各项指标均明确的招标方案。如主机、存储、网络等设备该如何搭配，什么指标可使该系统既能获得***优效果，又能控制项目预算。因为项目内容多而复杂，凭一己之力确实难以完成。此时，采购中心想到了***采购咨询***。经过***的多次论证，提出了较合理的技术需求，各项指标也定得恰到好处，虽然在招标前花了不少时间，但从招标结果上看，前期工作做得很有意义，从评标到项目实施都很顺利，达到了预期效果。采购单位事后非常认可采购中心的操作方式，起初他们却认为前期认证是浪费时间。
 
第2个例子发生在2001年，在为某单位采购数据仓库系统项目时，发现采购单位的技术需求不是很清晰，就与该单位技术人员对需求进行了探讨和细化，但因数据仓库技术比较新、成功案例比较少，仅凭采购中心的力量难以提出恰到好处的需求，于是建议在招标前邀请咨询***对技术需求进行论证。咨询***详细了解了采购单位目的和要求后，认为数据仓库是一项较大的系统工程，应用开发十分重要，单纯购买现成软件并不能解决实际问题。根据该技术现状及发展趋势，***建议采购单位要根据实际工作情况购买相应软件，在初始阶段减少开发工具的许可证购买数量，并提出某开发平台软件不用购买，同样能满足需求，实现系统预定功能。事后了解到该平台软件约需90万元，仅此一项内容就节约了90万元，而整个项目的可靠性和可维护性都得到了提高，采购单位对此非常满意。
 
因此，笔者建议，对预算较大的系统集成项目，或技术发展快、变化大的系统在项目采购前，***行方案论证和评审，以保证系统的***性、可升级性和可维护性，充分发挥***采购咨询***的作用以及***人员的积极性，利用集体智慧使***采购工作做得更好。
 
决策的浪费是***大的浪费，所以项目的可行性研究以及方案的优化设计是做好***采购工作的首要工作，要以可持续发展的观念做好项目规划和设计工作。或许有人会提出，对从事***采购的具体经办人员来说，只管按单采购，而方案论证、设计等都是采购单位的任务。笔者对此不敢苟同，根据多年的实际采购工作经验，采购前细化、优化方案是十分重要的，至少对信息系统项目是如此。进行前期需求论证的优点是，可使招标后的方案更符合用户需求，可采购到物有所值甚至是物超所值的系统，提高资金使用效率。
 
笔者认为，在招标前论证需求的好处至少有3点：一是可以完善方案，使需求更贴近用户实际，方案更合理，建成的系统具有更高的性价比。二是可以避免需求中可能出现的倾向性、排他性等问题，使招标过程更公平、公正、更具竞争性。三是能使评标更容易，更能做到客观、公正。现在不少采购项目在评标时让***难以取舍，或难以作出客观公正的评价，主要原因是采购需求不够明确或者过于简单。
 
那么该如何进行方案论证呢？笔者认为，一是邀请***对需求、方案进行论证，充分发挥***采购咨询***的作用。二是直接将采购需求挂在网站上，接受所有对该项目有兴趣的人士，尤其是接受供应商的“挑刺”，该方法有时比进行***论证还有效。还有就是将2个方法结合使用。进行前期论证的***大缺点，或者说是采购单位***不愿意接受“挑刺”的理由，就是整个招标时间将会延长。根据笔者经验，与取得的效果相比，这个时间花得值。尤其对一些复杂的信息系统集成项目而言，必须进行前期论证。